EL LIBRO DE REGISTRO DE FIRMAS EN LA ASAMBLEA

¿QUE ES EL LIBRO DE REGISTRO DE FIRMAS DEL CONSORCIO?

Es un libro negro, de tapas flexibles y que contiene:

En su primera hoja los datos del consorcio, la cantidad de unidades con que cuenta el edificio, la fecha, y el número de libro.

Respecto de cada unidad, debería tener los espacios necesarios para que los propietarios puedan completar sus datos (nombre completo, unidad de la que es titular, número de documento, domicilio constituído en caso de ser distinto al de su unidad funcional, teléfonos y dirección de email). Además, deberá existir un espacio necesario para que el administrador firme junto a la firma del propietario, certificando que la firma corresponde al titular de la unidad en una fecha dada.

A pesar de lo burocrático que puede resultar la implementación del libro de registro de firmas, su finalidad es muy importante: Saber quién es quién dentro del Consorcio.

Los consorcistas no conocen quiénes son los propietarios del resto de las unidades, lo que generalmente hace difícil conocerse y juntar las mayorías asamblearias. Saber quiénes son los condóminos en un edificio y tener sus datos de contacto, no afecta el derecho a la privacidad cuando es un condómino quien requiere esa información.

Además, la ley 3254 determina que este Libro de Registro de Firmas deberá encontrarse en las Asambleas para que los propietarios puedan comparar las firmas de los poderes presentados contra las registradas en dicho Libro, lo cual en teoría debería proveer a solucionar el problema de algunas asambleas donde los poderes presentados son de dudosa autenticidad.

Cual es la importancia de que los copropietarios verifiquen las firmas de los poderes con las del libro registro de firmas antes de que comience la Asamblea?

Un caso de los más frecuentes es : el encargado le trae poderes sin parar al administrador... pero, de quién son? quien es el apoderado? porque los trae el encargado cuando no tiene nada que hacer en la asamblea?

El administrador presenta poderes "truchos", o presenta poderes sin fecha, que quedaron de otras Asambleas.

Un copropietario presenta poderes "truchos".

Un sujeto dice ser titular de dominio pero no lo es.

Un inquilino dice representar al propietario pero no tiene cómo acreditarlo.

A la hora de votar no hay cómo evaluar los porcentuales o el presidente de la asamblea hace poner cualquier cosa (máxime, cuando es el propio administrador quien preside y lo resuelto atenta contra sus intereses)

La pareja de alguien dice ser titular pero en realidad lo es su cónyuge, por lo cual, para representar a la Unidad Funcional deberá exhibir el poder correspondiente y no lo está exhibiendo. Es incómodo pero es "lo correcto"

O una madre dice representar al hijo sin el poder correspondiente o viceversa.

Esta página es a título informativo, se atiende en entrevista de consulta solo a consorcios de CABA. Para concertar entrevista comunicarse de lunes a domingo de 9 a 20 hs. al 11-5049-8440. Dra. Silvia Marcela Bercovsky, Abogada UBA, CPACF, especialista en Propiedad Horizontal y Auditora Legal.

DONDE CONSEGUIR EL REGLAMENTO DE COPROPIEDAD

El Reglamento de Copropiedad y Administración es la ley de cada edificio. 

En él está previsto desde el porcentual que le corresponde a cada copropietario como la especificación de las partes comunes y privativas, los tipos de Quórum necesarios para las Asambleas, las obligaciones de propietarios y Administradores, el tiempo de duración del mandato del Administrador, el tiempo de duración del mandato del Administrador, la forma de convocatoria a Asamblea, etc.

Al comprar un inmueble sujeto al régimen de propiedad horizontal, se le debe entregar al propietario una copia del Reglamento. De aquí que en suele expresar el título de propiedad, que el propietario "conoce y acepta" el contenido de dicho reglamento. 

Al comprar un inmueble a estrenar lo más probable es que se le haga entrega al propietario del reglamento.

Pero cuando se trata de la  compra un departamento usado y no se le hace entrega de dicho reglamento, además de la circunstancia de que todos los vecinos dicen no saber qué es, ni haberlo visto nunca.

Ante ésta situación las opciones que tiene el propietario son:

Solicitarle al Administrador del edificio una copia del reglamento.

Solicitar mediante Escribano Público una copia al Archivo de Protocolos Notariales de CABA (en el caso de que tenga más de 5 años de suscripto y haya sido suscripto en CABA) o al Archivo de Protocolos Notariales de La Plata, para el caso de que el Reglamento tenga más de 5 años de haber sido inscripto y haya sido suscripto en Provincia de Buenos Aires).  Allí se debe hacer un trámite para solicitar que le expidan una copia.
Si el reglamento tiene menos de 5 años de haber sido suscripto, el propietario puede solicitarle al Escribano que redactó el reglamento que le facilite una fotocopia, los datos de dicho escribano figuran en el título de propiedad del inmueble.

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ASAMBLEA PARA RENOVAR MANDATO DEL ADMINISTRADOR

Así la Asamblea en la que se trate la renovación o no del mandato del administrador sea convocada espontáneamente por el Administrador, o los propietarios hayan intimado al administrador a convocarla, puede suceder, que llegado el momento de la Asamblea no haya quórum suficiente para sesionar. 

¿Qué ocurre entonces en un Consorcio donde se convoca a Asamblea para tratar la renovación del mandato y no se consigue el quórum necesario para poder sesionar? 

Podríamos poner como ejemple que  ningún copropietario o apoderado concurra a la Asamblea.

En ese caso, el administrador continuará al frente del Consorcio, liquidando expensas, pagando sueldos y contestando eventuales demandas o planteos judiciales contra el Consorcio,  hasta que una nueva Asamblea trate el tema y decida expresamente. El mandato del administrador es por 1 año, pero mientras no se renueve su mandato en una Asamblea convocada a tal efecto, en la cual se consiga el Quórum necesario para sustituirlo seguirá ejerciendo sus funciones.

En otras palabras: mientras pase el tiempo y no se vuelva a tratar el tema de la renovación del mandato en una Asamblea (convocada a tal efecto por intimación fehaciente de los propietarios al Administrador o por convocatoria espontánea de éste), el Administrador seguirá ejerciendo su calidad de representante legal del edificio, con todas las responsabilidades que ello conlleva.

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LEY QUE CONTROLA A LOS ADMINISTRADORES

LEY Nº 3254 "Abrevaya"

La Legislatura aprobó en el año 2009 la LEY ABREVAYA, que controla a los administradores de edificios en la Capital Federal.

Puntos mas relevantes de ésta ley:

El mandato de los administradores dura 1 año

La nueva ley aprobada por unanimidad de los presentes, establece que los administradores tendrán un mandato de un año, renovable por igual período por la asamblea ordinaria o extraordinaria por 2/3 de los presentes con mínimo quórum. Salvo que en el reglamento de copropiedad del consorcio se estableciera otro término de duración del mandato, será éste el que se aplique.

Los honorarios los fija la Asamblea

En relación a los honorarios, serán acordados por el administrador y la asamblea de propietarios, sin ninguna otra entidad o Cámara que los regule. Jamás podrá el Administrador aumentar sus honorarios si dicho aumento no ha sido aprobado en Asamblea General convocada a tal efecto.

Abrir una cuenta corriente a nombre del consorcio

Asimismo los fondos del Consorcio sean depositados en una cuenta bancaria a nombre del mismo Consorcio, salvo expresa disposición en contrario de la asamblea de propietarios. Cabe aclarar que con el nuevo formato de liquidación de expensas "MIS EXPENSAS" que rige en CABA desde el 1 de Junio de 2014 no es obligatoria la bancarización de las expensas, salvo que en Asamblea se haya decidido lo contrario.

Detalle obligatorio para presentar las expensas

Respecto de las liquidaciones de expensas, a partir de la sanción de esta ley, deberán contener detalladamente los datos del administrador, el consorcio, del personal del consorcio, detalle de los pagos por suministros, servicios y abonos a contratistas (con datos de estos también) e información de los pagos por seguros. Recordemos que en CABA comenzó a regir el nuevo formato de liquidación obligatoria "MIS EXPENSAS" desde el 1 de Junio de 2014, que unifica unifica el formato para la liquidación de expensas en todos los consorcios.

Requisitos obligatorios para la contratación de proveedores

En relación a los requisitos para contratar, se establece la obligatoriedad de hacerlo solo con prestadores matriculados, y el administrador también deberá poner a consideración del consorcio una descripción detallada de precios, de los materiales y de la mano de obra, por separado.

Autoadministración, mínimos requisitos

Está contemplada la posibilidad de autoadministrarse , la única obligación es registrarse.

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EL CONFRONTE NOTARIAL

Desde siempre ha sido la Carta Documento (CD) el modo de notificación, pero con el paso del tiempo se han desarrollado otros modos de notificación que en un juicio tienen más peso y reelevancia.
Es el caso del Confronte Notarial, que al igual que la CD, deben estar redactadas por un letrado para así llenar las formalidades que éstas requieren y así dejar abierta la vía judicial en forma beneficiosa para el interesado. Se usa en el caso de que sean varios copropietarios los que quieran efectuar un mismo reclamo ante la Administración.

El Confronte Notarial es un servicio de comunicación postal de cuyo contenido y remisión da fé un Escribano Público contratado por OCA mediante la protocolización del texto enviado. 

Se utiliza en aquellos casos en que se requiere tener certeza de la comunicación, del contenido, del envío, de la fecha de recepción y entrega en el domicilio indicado por el remitente.
El Confronte Notarial consiste en una nota que el cliente remite en original (manuscrita o impresa). Dicha documentación es protocolizada por un Escribano Público contratado por la empresa de Servicios Postales OCA, quien envía el original al destinatario con un comprobante de protocolización y dos acuses de recibo. 
El destinatario recibe el envío y firma los acuses. A su regreso un acuse vuelve al remitente con una copia del documento original y otra constancia de protocolización y el segundo acuse se archiva, de por vida, con otra copia de la nota en la escritura pública. 
Se completa la solicitud OCA Confronte Notarial, que debe ser cumplimentada correctamente; sin raspaduras ni enmiendas, firmada por el titular que envía la nota; el talón troquelado será la constancia de control del envío. 
Dicha solicitud acompañará la documentación original, ya que la prestación de este servicio no requiere de copias adicionales. Su procesamiento, seguimiento y control se realiza por lectura del código de barras impreso en la solicitud.
Finalizada la gestión de entrega se procede a enviar al domicilio del remitente, la constancia de protocolización del escribano interviniente, el acuse de recepción por parte del destinatario y la fotocopia del texto oportunamente remitido.
Puede realizar el seguimiento electrónico con su número de oblea desde la sección Seguimiento de envíos del sitio web de OCA o comunicándose telefónicamente con su Centro de Atención al Cliente.

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EL NUEVO SISTEMA DE LIQUIDACION DE EXPENSAS

El Gobierno porteño decidió crear el sistema "Mis expensas", que será obligatorio a partir del 1º de junio, con el objetivo de "transparentar" su liquidación. El nuevo sistema cuenta con el apoyo del Sindicato Único de Trabajadores de Edificios de Renta y Horizontal (Suterh), y de las cámaras que nuclean a los administradores de consorcios, por lo que las autoridades especulan que tendrá rápidamente un alto nivel de implementación. Al ser obligatorio, aquellos administradores que no se acojan al nuevo sistema en el plazo previsto podrían ser sancionados con multa de entre 1 y 100 salarios correspondientes a un sueldo básico de la menor categoría de los encargados de casas de rentas y propiedad horizontal sin vivienda, suspensión de hasta 9 meses en el Registro de Administradores de Consorcio y exclusión del registro.

El nuevo esquema de liquidación deberá adaptarse a un formulario único con ítems estandarizados, que tendrá formato digital y será enviado por correo electrónico a los consorcistas o estar disponibles en una web. Al tener un formulario único, el nuevo sistema facilitará la comparación de las expensas de diferentes edificios.

Además de no generar nuevos costos para los usuarios, esta metodología es más "sustentable", pues debería reducir sensiblemente la cantidad de papel que se utiliza para imprimir las liquidaciones, con el beneficio de que se podrá acceder a ellas desde cualquier punto con acceso a internet. No obstante, quienes deseen continuar recibiendo sus liquidaciones en papel podrán optar por ello.

El recibo de pagos también tendrá un formato único y, de ser requerido por los consorcistas, los comprobantes serán enviados en formato digital. El nuevo sistema no exige la bancarización en el pago de expensas. 

En la conferencia de prensa Rodríguez Larreta y Santa María remarcaron que los nuevos formularios permitirán un mayor control sobre los gastos del consorcio y las liquidaciones de sueldo de los encargados, además de contribuir al cuidado del medio ambiente. Para el jefe de gabinete porteño, "es un avance muy importante porque los vecinos de la Ciudad pagarán expensas más claras, transparentes y ordenadas. Sean propietarios o inquilinos, podrán saber con exactitud a qué se destina el dinero que pagan, y cuáles son los servicios y los gastos de mantenimiento en sus edificios". Por su parte, el secretario general del Suterh sostuvo: "El programa 'Mis expensas' pone en marcha el derecho a la información, con la claridad en los números de los lugares de trabajo como es un edificio para nosotros, va a favorecer a tener a los trabajadores mejor registrados, que no se produzcan informalidades en la contratación. Es muy importante porque los trabajadores y vecinos podrán ver los gastos y balances de cada edificio, y así verificar que no haya trabajadores contratados en la informalidad, que no haya gastos poco claros en la liquidación de expensas y ver cómo se maneja el presupuesto de un edificio".

Así es el nuevo formato de liquidación de Expensas:

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ALQUILER, PROBLEMAS MAS FRECUENTES

EL CONTRATO DE ALQUILER:

Es recomendable que el contrato de alquiler sea redactado por un abogado, que se certifiquen las firmas ante un Escribano Público y que el contrato contenga un inventario de los artefactos con los que se entrega el inmueble, detallando lo mejor posible las características de cada uno de éstos.

LA RESERVA:

Si luego de la evaluación de la documentación el propietario no estuviera conforme con el perfil del futuro locatario deberá devolver el monto de la reserva. Esto es un problema frecuente, suele suceder que luego de abonar la reserva, si el propietario decide no firmar el contrato, en muchos casos, no devuelva el monto de la reserva. Ante ésta situación se le debe enviar al propietario una carta documento exigiendo el reintegro de la reserva. 
Una vez finalizado el tiempo de contrato y habiendo cumplido con lo pactado en él, el propietario deberá reintegrar el monto de la reserva más el porcentaje del aumento del segundo año del alquiler. Esta obligación surge del Art. 4 de la Ley de Alquileres N° 23.091 que expresa: " Las cantidades entregadas en concepto de fianza o depósito en garantía , deberán serlo en moneda de curso legal. Dichas cantidades serán devueltas reajustadas por los mismos índices utilizados durante el transcurso del contrato al finalizar la locación. "

LA GARANTÍA:

Dado que es muy frecuente el uso de garantías "compradas", es recomendable que el propietario realice la verificación del inmueble que es puesto en garantía asesorandose con un abogado para efectuar las averiguaciones correspondientes en el Registro de la Propiedad Inmueble. También es recomendable el uso de un seguro de caución otorgado por una entidad bancaria o aseguradora que responda ante un posible incumplimiento del pago del alquiler.

VERIFICAR EL ESTADO DEL INMUEBLE:

Antes de firmar el contrato de locación es muy importante que el locatario constate el estado del inmueble, verifique el correcto funcionamiento de los servicios centrales y los artefactos que se encuentran en el inmueble como calefón, sanitarios, estufas, aires acondicionados así como el estado de toldos, persianas, cerraduras, pisos y paredes. Suele ocurrir que el propietario diga que va a efectuar los arreglos mas adelante y luego de la firma del contrato, no hace las reparaciones. Lo aconsejable es no firmar el contrato hasta tanto se haya verificado el perfecto estado del inmueble y que se hayan hecho las reparaciones necesarias. Si se firma un contrato en el que se afirma el perfecto estado del inmueble y luego se reclama sobre aquello que estaba en mal estado, el propietario seguramente dirá que el locatario sabia lo que estaba firmando, y con ésto se perderá la posibilidad de seguir adelante con el reclamo.

EL PAGO DE ABL, EXPENSAS Y SERVICIOS:

El pago de ABL le corresponde al propietario, por ser éste un impuesto relacionado con la capacidad contributiva del propietario.

Con respecto a los servicios que utiliza el locatario, le corresponde a éste el pago, ya que se trata de un consumo que realiza el locatario. 

Si bien las expensas comunes (que son el gasto ordinario y regular que se realiza para mantener el edificio) debe pagarlo el locatario y las expensas extraordinarias (remodelaciones, refacciones, etc) debe pagarlas el propietario, para evitar problemas futuros debe estar aclarado en el contrato que el locatario abonará las expensas comunes y que las extraordinarias las abonará el propietario.

ARREGLOS POR FILTRACIONES, HUMEDAD, Y ROTURAS:

Todos los arreglos que tengan que ver con la estructura del inmueble (arreglos de techos, filtraciones, humedad, etc) deben ser efectuados por el propietario, debido a que es el propietario quien debe asegurarle al locatario que el inmueble se encuentre en condiciones de ser habitado. 

En cuanto a los artefactos como calefones, estufas, aires acondicionados deben ser reintegrados en el mismo estado en que fueron recibidos, solo con el desgaste lógico que produce su uso correcto con el paso del tiempo.

CONTRATO DE ALQUILER PARA VIVIENDA:

El tiempo mínimo legal de duración de un contrato de locación para vivienda es de 2 años. 

Los contratos estipulados por menos de este tiempo son contratos de alquiler temporario, con inmuebles ya amoblados y totalmente equipados.

Debe aclararse que está absolutamente prohibida la indexación o cualquier tipo de ajuste en el alquiler, por lo cual serán nulas las cláusulas que indiquen la indexación por inflación o que luego de 6 meses se renegociará el monto del alquiler. Para evitar estos abusos se suele calcular en el contrato el monto total del alquiler por los 2 años y establecer un monto para el primero, y un monto para el segundo año.

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COMO SE INTIMA AL ADMINISTRADOR?

La única forma legal de intimar al Administrador es mediante una Carta Documento (CD) o un Confronte Notarial . Las preguntas más frecuentes sobre este tema son las siguientes:

¿A quién va dirigida la CD o el Confronte Notarial ?

Va dirigida a la administración primero y debajo se consigna el nombre de quien figura como Administrador del edificio.

¿A qué dirección se remite la CD?

Se remite a la dirección de la Administración, es la que figura en el informe de expensas y en los recibos.

Si soy inquilino, ¿puedo intimar al Administrador mediante una CD?

El inquilino no está legitimado para intimar a la administración. La relación del inquilino es sólo con el propietario y por ésto para participar en las Asambleas necesita una carta poder suscripta por el propietario. Sólo puede intimar a Administración el propietario del inmueble. El inquilino deberá intimar al propietario del inmueble ya sea el caso de reparaciones urgentes que deban ser pagadas por el consorcio e incluso por aquellas reparaciones que se produzcan sin culpa del inquilino.

¿Quién debe firmar la CD?

La CD debe ser escrita y firmada por el titular del inmueble. 

¿Por qué motivos puedo intimar al Administrador?

Por todos los incumplimientos en sus funciones, por arreglos pendientes aprobados o no en asamblea,  por falta de Asambleas de Copropietarios en el plazo legal, para solicitar que exhiba documentación perteneciente al Consorcio, para convocar a Asambleas generales ordinarias y extraordinarias, etc.

¿Cuánto tiempo debe tener la intimación y en qué términos debe hacerse?

Depende de cada caso, pero en general se intima por un plazo de 48 horas, la intimación suele ser "bajo apercibimiento de efectuar las acciones legales correspondientes", aunque es recomendable consultar sobre este tema a un abogado, dado que todas las intimaciones no se redactan de la misma manera, y deben ser hechas "a medida" de las necesidades y circunstancias de cada consorcio.

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