Cuando un consorcio de propietarios contrata una empresa de limpieza, vigilancia o seguridad privada, generalmente se presta atención al precio del servicio, la calidad del trabajo y el cumplimiento del contrato. Sin embargo, existe un aspecto que muchas veces pasa inadvertido: las obligaciones tributarias relacionadas con esas contrataciones y sus posibles consecuencias económicas para el edificio.
Los propietarios pagan mensualmente sus expensas, pero ¿cuántos saben si las operaciones con las empresas contratadas reciben el tratamiento impositivo que corresponde? ¿Se verifican las retenciones aplicables? ¿Se controla la situación de las cuentas tributarias del consorcio?
Estas preguntas adquieren especial importancia cuando el edificio destina sumas significativas a servicios tercerizados.
El costo de un servicio puede ser mayor que el importe de su factura
Una empresa puede prestar correctamente sus servicios y emitir sus facturas sin que ello permita concluir, por sí solo, que todas las obligaciones fiscales vinculadas con la contratación se encuentran cumplidas.
Cuando corresponde practicar una retención tributaria, deben observarse las condiciones establecidas por el régimen aplicable, incluyendo quién debe actuar como agente de retención, qué operaciones están alcanzadas y cómo deben documentarse los importes retenidos.
Una omisión puede ocasionar consecuencias económicas para el sujeto legalmente obligado.
Por eso, un gasto aparentemente normal dentro de las expensas puede merecer un análisis más profundo.
Empresas de limpieza y seguridad: un régimen tributario particular
La Resolución General 3164/2011, dictada por la entonces Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP), hoy Agencia de Recaudación y Control Aduanero (ARCA), regula un régimen de retención del Impuesto al Valor Agregado aplicable a determinadas operaciones realizadas por empresas de limpieza de edificios, investigación, seguridad y recolección de residuos domiciliarios.
Esta normativa establece condiciones específicas respecto de las operaciones comprendidas y de los sujetos obligados a actuar como agentes de retención.
Es importante aclarar que no toda contratación de una empresa de limpieza o seguridad implica automáticamente que el consorcio deba practicar una retención. Para determinar la existencia de esa obligación es necesario examinar el régimen aplicable y la situación tributaria concreta.
No corresponde generalizar una obligación fiscal sin analizar previamente las condiciones legales de cada operación.
¿Qué puede ocurrir si las obligaciones tributarias no se cumplen?
Los incumplimientos fiscales pueden provocar consecuencias que, según las circunstancias y la normativa aplicable, incluyan intereses, sanciones administrativas o reclamos por importes no ingresados.
El problema no se limita necesariamente al período en el que se realizó el pago.
En determinadas situaciones, las diferencias pueden detectarse posteriormente, cuando el consorcio ya utilizó los fondos disponibles y los propietarios deben afrontar nuevos compromisos económicos.
Los errores administrativos pueden terminar afectando el patrimonio común del edificio.
Por esta razón, resulta importante distinguir entre la correcta prestación de un servicio y el cumplimiento de las obligaciones tributarias relacionadas con su contratación.
El consejo de propietarios y el control del dinero del consorcio
Quienes integran un consejo de propietarios suelen prestar atención a las reparaciones del edificio, las liquidaciones de expensas y los gastos de mantenimiento.
Sin embargo, el control económico y financiero de la administración también puede comprender el examen de documentación vinculada con las obligaciones fiscales del consorcio.
El artículo 2064 del Código Civil y Comercial de la Nación establece, entre las atribuciones del consejo de propietarios, controlar los aspectos económicos y financieros del consorcio.
Esto no convierte a los consejeros en liquidadores de impuestos ni reemplaza las funciones propias del administrador o de los profesionales contables.
Significa que el consejo cuenta con atribuciones de control que pueden resultar relevantes para identificar situaciones que requieren explicaciones o una evaluación especializada.
La existencia de un consejo tampoco libera al administrador de las obligaciones inherentes a su función.
¿Qué información debe proporcionar la administración?
La Ley 941 de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires establece obligaciones de información y conservación de documentación para los administradores de consorcios.
Entre otras cuestiones, su artículo 10 exige que las liquidaciones de expensas incluyan información sobre los pagos efectuados a proveedores, contratistas y prestadores de servicios.
Por su parte, el artículo 9, inciso f), obliga al administrador a conservar la documentación del consorcio y garantizar el libre acceso de los consorcistas.
Estas disposiciones permiten que los propietarios conozcan la información relacionada con la administración de los recursos comunes, sin perjuicio de las particularidades de la documentación tributaria.
La transparencia en las contrataciones y en la gestión económica constituye un aspecto fundamental de una administración responsable.
¿Por qué es conveniente una auditoría de la gestión consorcial?
Cuando existen dudas sobre las contrataciones, los pagos efectuados o la documentación disponible, una auditoría puede contribuir a determinar si la gestión se desarrolló conforme a las obligaciones legales.
No todas las irregularidades son evidentes al observar una liquidación de expensas.
Algunas situaciones requieren examinar contratos, antecedentes administrativos, decisiones de asamblea y documentación relacionada con los servicios contratados.
Asimismo, cuando el análisis comprende aspectos específicamente impositivos o contables, corresponde la intervención de profesionales competentes en esas materias.
Una auditoría legal permite evaluar las obligaciones jurídicas de la administración, las facultades de los órganos del consorcio y las posibles responsabilidades derivadas de los hechos examinados.
¿Sos consejero de propietarios y tenés dudas sobre la administración de tu edificio?
Los gastos de limpieza y seguridad suelen representar una parte importante del presupuesto mensual de numerosos edificios de CABA.
Pero controlar la administración no consiste únicamente en comprobar cuánto se pagó por un servicio. También es importante conocer si las contrataciones se encuentran debidamente documentadas y si existen cuestiones legales que merecen ser examinadas.
¿Estás seguro de que las obligaciones relacionadas con los pagos a proveedores se están cumpliendo correctamente?
La Dra. Silvia Marcela Bercovsky, abogada especialista en Propiedad Horizontal y Auditora Legal, con 18 años de experiencia profesional, brinda asesoramiento jurídico a propietarios y consejos de propietarios de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires.
Entre sus servicios se encuentran el análisis jurídico de documentación consorcial, la revisión de contrataciones, el asesoramiento ante conflictos con administradores y las auditorías legales de consorcios.
Si integrás el consejo de propietarios y necesitás evaluar la gestión administrativa de tu edificio, solicitá una entrevista jurídica.
Estudio Jurídico SMB — Abogado Consorcios
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