La forma de redacción del Libro de Actas es libre, cualquier persona puede hacerlo siempre y cuando la letra sea prolija y legible.
Al ser la Asamblea un acto formal, el documento que allí se redacte debe cumplir con formalidades legales.
El acta debe contener la fecha, hora, lugar de celebración de la Asamblea.
Deberá constar el tema del Orden del Día, lo que se trató, así como la deliberación y también lo que se resolvió mediante la votación de los asistentes; también el recuento de votos, la conformación de las autoridades de la Asamblea, el cierre del acto, etc.
Es indispensable e imprescindible, la firma de los presentes y, en su caso, la firma de los autorizados a suscribir el acta, el Secretario de Actas, el Presidente y el Administrador algunas veces.
"Acta", quiere decir "en el acto", por lo tanto no es legalmente válido hacer borradores para después volcarlos "apropiadamente" en el libro correspondiente. Esto es fraudulento y está penado por la ley. De modo que, deberá ser escrito ante los presentes por la persona designada para hacerlo, y según lo disponga el Reglamento de Copropiedad, el Secretario de Actas.
La ley impone el Libro de Actas de asambleas como obligatorio para el consorcio ( ley 13.512, Art. 10) y que en él se redacten las Actas de Asambleas.
El fundamento es que quede un registro ordenado de lo tratado y resuelto en un libro previamente rubricado y que, de no tener enmiendas y tachaduras, hace fe de sus anotaciones ante los demás.
A veces sucede que por alguna razón particular el libro no existe o ha desaparecido. Entonces, lo más apropiado será que concurra un notario público (escribano), quien deberá dejar constancia pormenorizada de todo lo efectuado en la reunión asamblearia labrando el acta de asamblea completa. Y como lo redacta un notario y lo firma dando fe, el instrumento resultante es "indubitado" (fehacientemente válido).
La ilegalidad de las "Actas Volantes"
Cuando el Administrador no lleva el libro de Actas suele incurrirse en el uso de "actas volantes", modalidad penada por la ley y que consiste en transcribir el acta de asamblea en ,un papel común, normalmente papel tamaño oficio, color blanco, algunos incluso papel Romaní marginado, que aparentemente impresiona como "legal" a algunos legos y claro, sin perjuicio de la violación de algunos preceptos legales básicos.
Los problemas que trae el uso del "acta volante":
Ese instrumento privado sólo es "válido ante los copropietarios" que estamparon su firma en él. Pero ante los "terceros" que no asistieron al acto "no" (por ejemplo: los copropietarios que no asistieron, o incluso terceros ajenos al consorcio pero involucrados en negocios consorciales), máxime teniendo en cuenta que no intervinieron en el acto, ni en el acta, y por supuesto, no firmaron absolutamente nada.
sin contar de la facultad de redargüir el instrumento privado como falso, en legal plazo que contará a partir de la notificación de tal acta.
De modo que es recomendable preguntar siempre el precio por los servicios notariales a distintos profesionales notarios. Honorarios que, como libres que sean, podrán pactarse entre las partes.
Ahora bien, puede que por cuestiones económicas no se llame a un notario, de modo que no habiendo libro de actas "real" toda acta será inválida y mero papel borrador. Deberá luego adquirirse dicho Libro de Actas, rubricarlo y, entonces sí, insertarse las hojas volantes, refrendadas por la firma de los presentes para darle validez legal o transcribirse textualmente y refrendar por los intervinientes para luego, eso sí, destruir el acta volante precedente.
Es frecuente que suceda que el representante legal del Consorcio —quien como mandatario tiene a su cargo la guarda del Libro de Actas—, se niega a llamar a asamblea o a delegar el Libro de Actas a los copropietarios (sus mandantes) para que deliberen.
Cuando esto sucede, los afectados se ven ante la urgente obligación de contratar a un escribano para que certifique un acto de asamblea "autoconvocado" mediante un acta volante. En este caso, y certificación notarial mediante, el uso es legítimamente válido siempre y cuando el acta esté debidamente protocolizada; y lo que en dicha acta se halle transcrito, tendrá validez jurídica y será inapelable.